Quando a planilha vira gargalo (e quando ela ainda serve)

Planilha é uma ferramenta excelente e barata. O problema não é usar planilha: é continuar usando depois que ela deixou de dar conta.

Os sinais

1. Existem várias versões do mesmo arquivo e ninguém sabe qual é a boa.
2. Duas pessoas precisam editar ao mesmo tempo e não conseguem.
3. Você precisa saber quem alterou o quê e quando — e não tem como saber.
4. O mesmo dado é digitado em dois lugares diferentes.
5. Uma pessoa específica é a única que sabe operar o arquivo.

Três ou mais desses sinais e o custo de manter a planilha já passou o custo de substituí-la.

Quando não trocar

Se o processo muda toda semana, se são menos de cem registros por ano ou se a planilha é usada por uma pessoa só, sistema é dinheiro parado. Nesses casos vale mais organizar o arquivo, travar as fórmulas e fazer backup.