Toda empresa tem ficha de EPI. O problema aparece quando o auditor pede a ficha de um colaborador específico, de uma obra que terminou há oito meses, e a pasta está num contêiner que já foi devolvido.
O que precisa estar recuperável
- Quem recebeu, qual item, em que data e com qual CA.
- Comprovação de que houve entrega — assinatura ou registro eletrônico equivalente.
- Substituições, com o motivo: desgaste, dano ou perda.
- Devolução no desligamento ou no fim da obra.
Por que papel falha
Não é o papel em si, é a recuperação. Uma ficha assinada só tem valor se puder ser encontrada em minutos, dois anos depois, por alguém que não trabalhava lá na época.
O mínimo de um sistema
Busca por colaborador e por obra, histórico completo do item, alerta de vencimento de CA e exportação em PDF com a mesma informação que a ficha em papel tinha. O resto é conforto.